Comment préparer le déménagement de votre laboratoire

Laboratory relocation

Le déménagement de votre laboratoire ou de vos instruments est inévitable pour de nombreuses infrastructures et peut s’avérer ardu. L’organisation étant la clef d’un déménagement réussi, nous avons préparé un guide de conseils pratiques pour que le vôtre s’effectue en douceur.

Phase 1 : la planification

Une planification approfondie est essentielle dans le processus de déménagement. Une fois confirmée la date de votre déménagement, vous devrez en informer certains services et structures. Pensez à préparer une liste de vérification pour la préparation du site afin de détailler vos besoins bien avant le déménagement. Elle doit couvrir tout ce qu’il faut organiser sur votre site avant que les techniciens ne viennent désinstaller vos instruments.

Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont impliquées dans le processus – des coordinateurs et responsables de laboratoire aux directeurs d’usine, en passant par les fournisseurs extérieurs. Nous vous conseillons de créer une liste d’actions attribuant différentes responsabilités aux personnes clefs et leur permettant de suivre l’avancement et de respecter les échéances. Agir dans la précipitation peut avoir des conséquences néfastes : prévoyez suffisamment de temps pour que les tâches associées au déménagement soient menées à bien.

Si vous avez besoin d’aide pour vérifier que vous n’avez rien oublié, téléchargez gratuitement notre liste de vérification pour le déménagement.

Phase 2 : la préparation

La documentation reçue pendant la phase de planification du déménagement doit être remplie avec précision avant le retrait des instruments de votre laboratoire.

Un inventaire de tous les équipements, produits et instruments facilitera le suivi de tout ce qui doit être déménagé. Il doit porter sur la totalité de l’opération, de la planification initiale et des étapes de préparation à la réinstallation et la configuration du laboratoire final. Consignez les numéros de modèle et de série, ainsi que le nombre d’ordinateurs à déménager. Il est aussi utile de fournir les coordonnées des utilisateurs des équipements en cas de complications.

Vous pouvez gagner du temps et éviter les risques de confusion à votre arrivée sur le nouveau site en étiquetant tous les cartons de manière à savoir quels instruments sont emballés ensemble. Ceci permettra de déterminer plus facilement l’endroit où il faudra les placer dans les nouveaux locaux.

Ne déménagez que ce qui est nécessaire – profitez de votre déménagement pour jeter les équipements, consommables et matériaux obsolètes, périmés ou cassés.

Cette étape du déménagement est une excellente occasion de vous assurer que votre destination finale est prête à recevoir les équipements. Dispose-t-elle d’installations de stockage adaptées pour les équipements dont vous n’aurez pas immédiatement besoin ? L’alimentation en électricité, gaz et eau des instruments, ainsi que leur ventilation, sont-elles assurées ? Il s’agit d’un aspect important du déménagement : prévoyez donc suffisamment de temps pour évaluer votre nouvelle destination avant de déménager.

Phase 3 : la désinstallation

Les instruments analytiques sont des équipements délicats dont le démontage dans les règles de l’art demande la plus grande attention. Avant de déménager, vous devez veiller à ce que tous les équipements de grande taille soient correctement décontaminés et étiquetés comme tels. Sachez que certains instruments doivent faire l’objet d’une maintenance et être emballés par le fabricant avant le déménagement.

Pensez à donner aux scientifiques et aux responsables de laboratoire le plus d’informations possible sur le déménagement. Ils ont besoin de savoir quand et pour combien de temps leurs équipements seront indisponibles pour planifier leur travail. C’est d’autant plus utile qu’ils pourront aussi vérifier s’il existe des exigences de maintenance spécifiques.

Si l’un de vos équipements quitte le pays, assurez-vous que vous disposez de la documentation nécessaire, afin de réduire son indisponibilité. Les procédures douanières peuvent être compliquées : vérifiez donc que vous avez tout sous la main, des factures commerciales aux procurations.

Phase 4 : le déménagement

Lorsque viendra le moment de déménager dans vos nouveaux locaux, vous devriez être relativement serein, grâce à votre planification et à votre préparation minutieuses.

Il est vital de protéger vos instruments pendant le déménagement proprement dit : emballez soigneusement les produits. Les petits objets comme les câbles peuvent être placés dans de petits sacs et regroupés ensemble dans un carton. Les objets de grande taille doivent être enveloppés dans un emballage pour les matériels fragiles, afin de les protéger contre d’éventuelles dommages. Pensez aux ordinateurs portables, aux disques et aux licences des logiciels, qui sont fréquemment oubliés lors des déménagements de laboratoire.

Votre prestataire de services de déménagement assurera la plus grande partie du déménagement physique, mais vous devrez peut-être superviser le transfert du laboratoire. Pensez à cocher les articles de votre inventaire à mesure qu’ils sont chargés pour le déménagement.

Phase 5 : la réinstallation et la configuration

Remettre vos instruments en fonctionnement est probablement la tâche la plus ardue du déménagement. Si vous choisissez le bon prestataire de services de déménagement, vous verrez qu’il prend soin de tout et vous garantit une réinstallation rapide.

Souvenez-vous que vous devrez peut-être contacter les services et structures que vous avez avertis du déménagement de votre laboratoire pour les informer du succès de l’opération. Une inspection de vos nouveaux locaux peut être nécessaire pour satisfaire aux règlementations.

Déménagez avec Agilent

Le Service déménagement Agilent est le choix idéal pour votre déménagement, qu’il s’agisse d’un seul instrument ou de la totalité du laboratoire, que vous alliez de l’autre côté du couloir ou à l’autre bout du monde. Les services sont adaptés à vos besoins et prennent en charge tous les instruments de laboratoire, quel qu’en soit le fabricant.

Notre objectif est de vous aider à redémarrer rapidement et efficacement vos activités de laboratoire sur votre nouveau site, et nos services comprennent :

  • La planification approfondie sur site
  • La désinstallation des instruments
  • L’emballage, le déménagement et le transport
  • La réinstallation, la configuration et les tests de validation.

Les services en option comprennent la conformité à la législation, la maintenance préventive et la formation du nouveau personnel.

Vous avez besoin d’aide pour préparer votre prochain déménagement ? Consultez www.agilent.com/en-us/promotions/relocation et téléchargez nos NOUVEAUX outils, qui vous aideront à déménager en douceur.

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